直郵信函的撰寫是能否取得展覽展示營(yíng)銷成效的最直接和最重要的因素，正確撰寫有效的信函，能使直郵的展覽營(yíng)銷獲得“事半功倍”的效果，基本步驟如下：
1、信首與信尾
信首與信尾不宜含有大量營(yíng)銷信息，過(guò)量的營(yíng)銷信息容易分散目標(biāo)客戶的注意力，降低對(duì)重要信息的識(shí)別率。因此，信首應(yīng)盡量筒潔并讓目標(biāo)客戶感到親切與被尊重。信尾則可傳遞一些筒短的展覽服務(wù)信息。
2、篇幅
信函篇幅的原則是力求筒潔，切忌重復(fù)羅嗦，這應(yīng)貫穿于直郵的各個(gè)方面。
3、使用間候語(yǔ)
恰當(dāng)使用間候語(yǔ)并關(guān)注收件人的感受是激發(fā)收件人的熱情、繼續(xù)進(jìn)行有效的溝涌，也是增強(qiáng)親和力的主要方式。
4、使用標(biāo)題
展覽營(yíng)銷主要任務(wù)是銷售展位與服務(wù)，因此，激發(fā)目標(biāo)客戶閱讀興趣的標(biāo)題是直郵營(yíng)銷成功的關(guān)鍵，要在展覽展示營(yíng)銷中融入貼心服務(wù)，使目標(biāo)客戶了解預(yù)期效益。
5、使用小標(biāo)題
小標(biāo)題是對(duì)每段內(nèi)容的濃縮。將正文分成易讀的段落，并給每段加上小標(biāo)題，方便目標(biāo)客戶從中選擇所需的信息。
6、下劃線和黑體字
在信函中使用下劃線和黑體字可以起到強(qiáng)調(diào)重要部分的內(nèi)容，引起目標(biāo)客戶的高度關(guān)注的作用。但頻繁使用會(huì)降低體效果并影響信函的潔度。
7、使用色彩
色彩的使用可以使信函美觀，體現(xiàn)展覽展示組織的理念和風(fēng)格，色彩需與展覽與服務(wù)的形象基調(diào)保持基本一致與和諧。與下劃線和黑體字的使用效果相同，不宜過(guò)于頻繁使用色彩。
8、寫作風(fēng)格
熟練運(yùn)用寫作技巧能提高郵件的可讀性和反饋率。力圖做到：
．首起段落要具有創(chuàng)意；
．寫作語(yǔ)氣要具親和力；
．明確信函的期望值；
．讓目標(biāo)客戶體驗(yàn)價(jià)值與尊重；
．寫作的敘事結(jié)構(gòu)要清晰。