直郵活動(dòng)產(chǎn)生的直接效果很難及時(shí)顯現(xiàn)，因此，很難對(duì)直郵在展覽展示營(yíng)銷中所起的作用與效果有客觀的評(píng)價(jià)。展覽組織機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對(duì)直郵活動(dòng)的動(dòng)態(tài)管理的主要目的是提高對(duì)直郵活動(dòng)的體效率與效益，強(qiáng)化對(duì)直郵活動(dòng)的過程管理，科學(xué)評(píng)估直郵對(duì)展覽營(yíng)銷的作用，獲取有價(jià)值的客戶信息配合其他營(yíng)銷手段、建立完善的客戶關(guān)系等。
一、建立項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制度
直郵動(dòng)態(tài)管理中最重要的工作就是：第一，加強(qiáng)對(duì)直郵活動(dòng)的體調(diào)控力度，區(qū)分直郵對(duì)不同展覽展示主題的針對(duì)性（如直郵可作為貿(mào)易型展覽推廣的常用方式；而在專業(yè)展覽的招展推廣中，直郵需針對(duì)特定的專業(yè)目標(biāo)客戶群進(jìn)行發(fā)送）。第二，建立直郵活動(dòng)負(fù)責(zé)機(jī)制，由營(yíng)銷部門或?qū)I(yè)直郵公司對(duì)個(gè)直郵活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)籌安排與負(fù)責(zé)。
1．營(yíng)銷部門負(fù)責(zé)
展覽展示組織機(jī)構(gòu)中的營(yíng)銷部門負(fù)責(zé)直郵活動(dòng)具有以下優(yōu)點(diǎn)在無須額外增加人力的情況下，有效處理或協(xié)調(diào)不同情況，減少內(nèi)部工作機(jī)制的沖突，且能保證個(gè)直郵活動(dòng)的連續(xù)性。但也有以下缺點(diǎn)營(yíng)銷部門工作量增加，造成滿負(fù)荷，沒有足夠時(shí)間全力投入開展新的營(yíng)銷推廣，或因不熟悉直郵業(yè)務(wù)而無法發(fā)揮直郵的營(yíng)銷潛力。
2．由專業(yè)直郵公司或“專家”負(fù)責(zé)  由專業(yè)直郵公司或“專家”（對(duì)直郵具有專業(yè)策劃經(jīng)驗(yàn)與運(yùn)營(yíng)管理及評(píng)估的專業(yè)公司或人士）參與負(fù)責(zé)直郵活動(dòng)可有效地掌控直郵活動(dòng)的程序運(yùn)籌，可提高直郵的準(zhǔn)確率與時(shí)間效率。由于短期內(nèi)難以判斷直郵的作用，在長(zhǎng)期運(yùn)作中，專家負(fù)責(zé)制可能更有效。
二、郵件發(fā)送名單管理
展覽營(yíng)銷實(shí)踐證明，歷屆參展商與專業(yè)觀眾名單是展覽組織機(jī)構(gòu)最重要的產(chǎn)。使用歷屆參展商與專業(yè)觀眾數(shù)據(jù)庫(kù)名單發(fā)送郵件會(huì)獲得25%的回應(yīng)率，而外部名單的回應(yīng)率僅為3%（非往屆參展商、專業(yè)觀眾或預(yù)期目標(biāo)客戶的名單）。因此，維持老客戶比開發(fā)新客戶所投入的費(fèi)用要少，建立和維護(hù)歷屆參展商與專業(yè)觀眾的數(shù)據(jù)庫(kù)關(guān)系到展覽組織機(jī)構(gòu)營(yíng)銷工作的核心競(jìng)爭(zhēng)力的建設(shè)，應(yīng)引起足夠的重視。
1．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)管理
郵件發(fā)送名單的準(zhǔn)確性和相關(guān)性直接影響直郵的體效果。因此，展覽展示組織機(jī)構(gòu)在管理郵件發(fā)送名單過程中應(yīng)強(qiáng)調(diào)專業(yè)性、針對(duì)性和有效性。如建立郵件發(fā)送數(shù)據(jù)庫(kù)、精心設(shè)計(jì)各類表格（如調(diào)查表、登記表、意見反饋表、客戶滿意度調(diào)查表等）收集目標(biāo)客戶的動(dòng)態(tài)信息，使建立的郵件發(fā)送名單信息準(zhǔn)確，內(nèi)容豐富。
2．外部名單管理
對(duì)外部名單需要進(jìn)行細(xì)分和跟蹤管理，認(rèn)真評(píng)估分析每次直郵活動(dòng)的效果，了解和比較不同名單的優(yōu)劣，跟蹤記錄分組名單在每次直郵活動(dòng)中的優(yōu)劣。根據(jù)評(píng)估結(jié)果確定外部名單的使用價(jià)值與管理辦法，如是否值得繼續(xù)維護(hù)、應(yīng)否停止使用等。衡量郵件發(fā)送名單價(jià)值高低的方法是測(cè)定該名單促進(jìn)實(shí)際成交的單人營(yíng)銷成本（發(fā)展一名參展商或觀眾報(bào)名所花費(fèi)的實(shí)際成本）。
三、直郵的過程管理
直郵活動(dòng)的組織與策劃，應(yīng)參照KISS(Keep1tSimple&stupid直譯為“保持筒單與傻瓜型”）的原則對(duì)其效果進(jìn)行過程管理。如應(yīng)將重點(diǎn)內(nèi)容安排在郵件的開頭、結(jié)尾和附言段落，因?yàn)檫@是郵件閱讀率最高的部分；應(yīng)該將郵件內(nèi)容盡量安排在四頁(yè)的篇幅以達(dá)到最理想效果（根據(jù)國(guó)際營(yíng)銷協(xié)會(huì)的專業(yè)測(cè)算，四頁(yè)的內(nèi)容是受眾比較容易接受的）；當(dāng)郵件退件率達(dá)到或超過時(shí)，應(yīng)及時(shí)召集有關(guān)人員研究導(dǎo)致這種狀況發(fā)生的原因。