展覽會(huì)已經(jīng)不是簡(jiǎn)單意義上的展示產(chǎn)品、推銷(xiāo)產(chǎn)品、購(gòu)買(mǎi)商品的場(chǎng)所。現(xiàn)代展覽會(huì)已經(jīng)快速發(fā)展為交流和獲得信息的中心。參加展覽會(huì)是企業(yè)整個(gè)市場(chǎng)拓展工作的重要組成部分，應(yīng)被列為全盤(pán)市場(chǎng)計(jì)劃之中。
在確定了參展目的后，選擇核實(shí)的展覽會(huì)是關(guān)鍵。
報(bào)展程序
選擇某個(gè)展覽后，與主辦單位取得聯(lián)系，對(duì)方會(huì)傳真或郵寄給您報(bào)展文件。這些文件應(yīng)包括展覽會(huì)介紹資料、參展申請(qǐng)表格、參展費(fèi)用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊(cè)等。
填好參展表格、返回給大會(huì)主辦者、并得以確認(rèn)之后，您還要將全部或者部分展位費(fèi)作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到最后的確定。
費(fèi)用預(yù)算
參展費(fèi)用包括展位費(fèi)、展位裝飾裝修費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)、機(jī)票火車(chē)長(zhǎng)途車(chē)費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、食宿費(fèi)、必要的設(shè)備租賃費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)、資料印刷費(fèi)、禮品制作費(fèi)、會(huì)議室租賃費(fèi)等。做參展經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，還要加上總費(fèi)用的10%，作為不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用的支出。
展臺(tái)位置
展臺(tái)的位置由主辦者全盤(pán)規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺(tái)的位置，或者是以展位費(fèi)的多少來(lái)區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標(biāo)出了哪些位置可供選擇。總之，越早將參展申請(qǐng)表格遞交給大會(huì)主辦者，越容易得到好的位置。
標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)
除國(guó)內(nèi)某些大型商品定貨會(huì)仍采用面積較小的展位外，通常展覽會(huì)的展位面積為9平方米(3米X3米)，成為標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)。大會(huì)主辦負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)搭建并提供展示所需要的基本設(shè)施，包括三面展墻，二個(gè)能固定在展墻上的射燈，一個(gè)展桌(長(zhǎng)1米，寬50厘米，高80厘米)，二把椅子，地毯，220V5A三項(xiàng)電源插座一個(gè)，以及刻寫(xiě)眉板文字即貴公司的名稱(chēng)。無(wú)特殊要求，眉板文字是您填寫(xiě)在參展表格中的單位名稱(chēng)。
展覽會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)展位中，有一種特殊的位置--位于每行展位的頂端，是最多只有兩面展墻的展位，它有兩個(gè)邊甚至三個(gè)邊可以面對(duì)觀(guān)眾行走的通道，能更多接觸到參觀(guān)者。因此，如果您越早申請(qǐng)參展，您越有機(jī)會(huì)向大會(huì)主辦者尋求該種展位。特裝修超過(guò)四個(gè)或者四個(gè)以上的標(biāo)準(zhǔn)展位的面積時(shí)，您可以只預(yù)定光地面積，而自行策劃、特殊裝修。特裝修則可以根據(jù)公司產(chǎn)品特點(diǎn)、技術(shù)特點(diǎn)、市場(chǎng)定位、展覽期間的活動(dòng)安排，做出別出心裁的獨(dú)特裝修。展位的裝修大會(huì)提供標(biāo)準(zhǔn)展位的搭建，展墻、桌椅都采用的防火材料，在做特裝修時(shí)要特別注意，如果采用的是木結(jié)構(gòu)的展架和裝飾物，應(yīng)涂上防火材料。
家俱
大多數(shù)參展商會(huì)有這樣的感受，就是一個(gè)資料桌不夠用。大會(huì)組織者、展覽場(chǎng)館以及展覽服務(wù)公司，可以提供桌、椅、柜子、沙發(fā)等家俱的臨時(shí)租用服務(wù)。水、電、煤氣如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等，您一定要在參展申請(qǐng)表格中加以說(shuō)明、特別強(qiáng)調(diào)，在收取一定的費(fèi)用后，大會(huì)主辦者會(huì)安排、并可以提供這些服務(wù)。
電話(huà)
您可以申請(qǐng)?jiān)谡褂[期間租用電話(huà)線(xiàn)(國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途DDD，和國(guó)際長(zhǎng)途IDD)，但要提前向主辦單位提出，以免除不必要的加急費(fèi)用。
物品保管
展覽期間，大會(huì)組織者對(duì)展會(huì)提供安全保障，展覽館出入口設(shè)有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國(guó)展館尚缺少貴重物品保險(xiǎn)柜租用存放服務(wù)。展覽期間人了人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應(yīng)自己妥善保管。如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設(shè)計(jì)和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標(biāo)準(zhǔn)展位的參展工作人員則應(yīng)隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時(shí)存放小件物品、錢(qián)財(cái)?shù)取?
包裝箱的存放
展覽開(kāi)始之前，主辦者和展覽館管理者、展覽運(yùn)輸服務(wù)公司會(huì)收走包裝紙箱、包裝木箱和材料，或者指定統(tǒng)一存放的倉(cāng)庫(kù)，這是為展位整潔的需要，同時(shí)也是防火安全的要求。通常，展覽結(jié)束撤館時(shí)，包裝材料會(huì)退還或自行領(lǐng)走。
大會(huì)主辦者會(huì)在"參展細(xì)則"里提供展品運(yùn)輸?shù)奶嶝涁?fù)責(zé)人的姓名和收貨地址，您可以按此，將展品提前運(yùn)往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運(yùn)輸代理，運(yùn)輸代理提供門(mén)到展位到門(mén)的服務(wù)。
布展和撤展
大會(huì)組織者通常會(huì)給布展留出足夠的時(shí)間，大會(huì)展覽會(huì)的布展時(shí)間為3天以上，并且可以在正常工作時(shí)間之外加班施工。在大會(huì)最后一天，觀(guān)眾清場(chǎng)以后即可以開(kāi)始撤展。
清潔服務(wù)
大會(huì)免費(fèi)提供參觀(guān)者通道和其他公共場(chǎng)地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負(fù)責(zé)。
工作證
參展人員報(bào)導(dǎo)時(shí)，大會(huì)主辦者會(huì)提供參展工作證，一般一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)展位提供2-3個(gè)工作證。工作證也是通行證，在整個(gè)布展、展覽和撤展期間有效。入場(chǎng)券大會(huì)主辦者視展位面積的多少分配給每個(gè)參展單位一定數(shù)量的展覽入場(chǎng)券甚至開(kāi)幕式請(qǐng)柬，這給您提供了聯(lián)系客戶(hù)和關(guān)系單位的機(jī)會(huì)，您可以列出名單，將入場(chǎng)券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請(qǐng)他們前來(lái)參觀(guān)和見(jiàn)面。
會(huì)刊
每個(gè)展覽會(huì)都要出版一期展覽會(huì)會(huì)刊或參展商名錄，可免費(fèi)列入每個(gè)參展單位的名稱(chēng)、地址、電話(huà)、聯(lián)系人、甚至產(chǎn)品介紹，這是展覽會(huì)的重要一環(huán)而不可忽視，它是展覽會(huì)的延續(xù)。那些在展覽會(huì)上沒(méi)有看到您們的參觀(guān)這他，那些沒(méi)有來(lái)參觀(guān)該展覽會(huì)的人們，都可以在會(huì)刊中找到您們的名字。如果有足夠的展覽和宣傳經(jīng)費(fèi)，在會(huì)刊上刊登廣告，其效果當(dāng)然更加明顯。
場(chǎng)地廣告
除會(huì)刊宣傳外，大會(huì)主辦者和展覽館還提供室內(nèi)室外的場(chǎng)地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對(duì)展覽館場(chǎng)地熟悉、有經(jīng)驗(yàn)的參展單位的展覽策劃者會(huì)最早占領(lǐng)有利的位置。
技術(shù)講座
部分展覽會(huì)還同期舉辦技術(shù)講座和研討會(huì)，除大會(huì)特別要請(qǐng)的專(zhuān)題報(bào)告講座外，參展商也可以要求在期間舉辦一場(chǎng)或者多場(chǎng)講座。這是向各界來(lái)訪(fǎng)者推薦新產(chǎn)品和新服務(wù)的一種很好的形式，這些有備而來(lái)的參加者，費(fèi)普通聽(tīng)眾，而是專(zhuān)業(yè)人士，這是您發(fā)展用戶(hù)的良好機(jī)會(huì)。通常，在交納規(guī)定的費(fèi)用后，大會(huì)主辦者提供會(huì)議室和基本的會(huì)議設(shè)備。特殊的會(huì)議設(shè)備，您可以預(yù)先甚至臨時(shí)租用。請(qǐng)繼續(xù)看下段文字。舉辦活動(dòng)及租用會(huì)議設(shè)備為了吸引觀(guān)眾，參展商可以在展位內(nèi)舉辦小型活動(dòng)，如小型產(chǎn)品講座，技術(shù)講座，有獎(jiǎng)活動(dòng)，發(fā)送小紀(jì)念品，甚至新穎的文藝演出。總之，應(yīng)在有限的時(shí)間、場(chǎng)地和經(jīng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)達(dá)到最好的宣傳效果。這些活動(dòng)所需要的設(shè)備，包括上述會(huì)議、技術(shù)講座所需要的設(shè)備，如聲像設(shè)備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺(tái)燈光、電視、錄像機(jī)、VCD、DVD等。參展人員的選用選用了合適的參展人員，便能得到更佳的參展效果、更好的銷(xiāo)售業(yè)績(jī)。參展人員應(yīng)具備以下基本條件：對(duì)公司的產(chǎn)品和技術(shù)有較深入的專(zhuān)業(yè)知識(shí);自信、適應(yīng)能力強(qiáng);性格外向，易于與各種人交談;有參展經(jīng)驗(yàn);身體健康，樂(lè)于出差。著裝除日用消費(fèi)品、食品的展銷(xiāo)活動(dòng)、娛樂(lè)性展示活動(dòng)和產(chǎn)品促銷(xiāo)活動(dòng)的需要外，展覽會(huì)期間應(yīng)穿著正式服裝。首先，在展位里您是公司的發(fā)言人，代表的是公司的形象，另一方面也是對(duì)參觀(guān)者的尊重。如果能配合展臺(tái)的搭建和公司顏色統(tǒng)一著裝，則效果會(huì)不同凡響。
食宿
如果您對(duì)展覽所在的城市不熟悉，您可以住宿在大會(huì)推薦的招待所、賓館和飯店。大會(huì)組織者推薦的住所通常是距離展館較近，來(lái)往展館交通方便并且價(jià)格適中。通常情況，大會(huì)會(huì)安排展覽期間的午餐供應(yīng)。
展覽資料的準(zhǔn)備
參加展覽會(huì)之前您要準(zhǔn)備足夠的宣傳資料，包括名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、產(chǎn)品價(jià)格清單，其使用量往往會(huì)超過(guò)您的預(yù)料，所以要做好充分的準(zhǔn)備工作。會(huì)后的聯(lián)系展會(huì)期間，參觀(guān)者只是對(duì)您有了粗淺的認(rèn)識(shí)，真正的生意往往會(huì)來(lái)自于會(huì)后。展覽會(huì)雖結(jié)束，生意則剛剛開(kāi)始。所以切記兩點(diǎn)：一、展會(huì)期間的用戶(hù)訪(fǎng)談?dòng)涗?這是您的第一筆財(cái)富;二、會(huì)后資料的整理：用戶(hù)跟蹤聯(lián)系。抓住這兩條，成功就屬于您了。
